Llevar registros en su negocio

Llevar buenos registros es muy importante para su negocio.

Había una vez un dueño de una gran empresa que solicitaba un contador. Entrevistó a docenas de hombres y mujeres, todos con impecables credenciales, a los cuales les hacía una sola pregunta:

—¿Cuánto es 2 + 2?

Uno tras otro, los aspirantes contestaban, perplejos ante la sencillez del problema:

—Pues, cuatro.

—Cuatro. Es obvio.

—Cuatro. ¿Es una broma?

—Gracias, es todo. —respondía el empresario, dejando aún más aturdidos a los candidatos. Después de varios días de entrevistas, llegó una joven recién egresada de la universidad, tímida y nerviosa. El dueño de la empresa, desanimado a estas alturas, le preguntó:

—¿Cuánto es 2 + 2?

 La muchacha pausó, sacó de su mochila un lápiz y un trozo de papel en el que escribió “2 + 2 = 4”. Se lo entregó al empresario.

­—¡Estás contratada! —exclamó él, extendiéndole la mano—. Fuiste la única persona que entendió la importancia de tener un registro de su labor, por más insignificante que hubiera parecido.

El cuento no es real, pero la importancia de llevar registros, sí, por una simple razón: “El conocimiento es poder.” Mientras más sepa un propietario acerca de su empresa, más poder tendrá para tomar decisiones favorables para su éxito.

Llevar buenos registros, le ayudará a:

• supervisar el progreso de su empresa
• preparar sus estados financieros
• identificar fuentes de ingresos
• estar al tanto de los gastos deducibles de impuestos
• estar al tanto del valor base de su propiedad
• preparar las declaraciones de impuestos
• respaldar lo que se ha reportado en las declaraciones de impuestos
• tomar decisiones que afectan el futuro de su empresa

¿Qué tipo de registros debe mantener una pequeña empresa?

Usted puede elegir cualquier sistema de mantenimiento de registros que se adapte a su negocio y que muestre claramente sus ingresos y gastos. No importa si es el último programa de software, o si lo está haciendo todo a la antigua, es esencial saber qué tipo de registros debe mantener, especialmente si afectan las declaraciones de los impuestos federales.

Los registros de una empresa pueden dividirse en estas categorías:

• Ingresos brutos
• Compras
• Gastos de negocio
• Gastos de capital
• Gastos relacionados con viajes, transporte, entretenimiento y regalos
• Activos o bienes

Registros de Ingresos brutos (gross receipts)

Su empresa puede recibir dinero de varias fuentes – esos son sus ingresos brutos. Obviamente, la fuente primordial de ingresos es la venta de bienes y servicios a sus clientes. Pero los ingresos pueden venir de muchos otros lugares. Quizás usted vendió su automóvil para financiar su negocio, o quizás recibió un préstamo comercial. No importa de dónde provengan sus ingresos, deben registrarse, indicando el tipo de pago recibido, la fecha, y el origen del pago.

Si su negocio vende servicios a otra empresa, debe recibir un Formulario 1099s de la IRS (por sus siglas en inglés – Internal Revenue Service) de quienes efectúan el pago, mostrando cuánto se le pagó a aquél cliente. Mantenga todos los registros de ingresos en un lugar centralizado.

Debe guardar registros de ingresos brutos como:

• Cintas de caja registradora
• Información de depósitos (ventas en efectivo y a crédito)
• Formularios 1099-MISC
• Facturas
• Libros de recibos

Registros de compras (purchases)

¿Qué son las compras, específicamente? Si su empresa manufactura y vende productos, usted compra materia prima, suministros o partes de otros proveedores para la fabricación de dichos productos. En sus registros, guarde la información del proveedor, la cantidad pagada, comprobante de pago, la fecha y la descripción del artículo para demostrar que el pago fue para una compra. Los registros deben incluir documentos o archivos electrónicos de:

• Cheques cancelados u otros documentos que identifiquen la prueba de pago o bien la transferencia electrónica de fondos
• Recibos de las cintas de caja registradora
• Recibos y estados de cuentas de tarjetas de crédito
• Facturas

Registros de gastos del negocio (business expenses)

Los gastos del negocio son los costos que una empresa incurre que no son compras. Al igual que con las compras, guarde en sus registros la información del proveedor, la cantidad pagada, los comprobantes de pago, la fecha y la descripción del artículo para demostrar que el pago fue para un gasto del negocio. Cada costo debe parecer razonable y necesario para deducir los gastos empresariales de sus impuestos. Los registros deben incluir documentos o archivos electrónicos de:

• Cheques cancelados u otros documentos que muestren la prueba de pago o bien la transferencia electrónica de fondos
• Cintas de recibos de la caja registradora
• Estados de cuentas
• Recibos y estados de cuentas de tarjetas de crédito
• Facturas

Registro de gastos relacionados con viajes, transporte, entretenimiento y regalos

Para poder deducir estos gastos, es necesario comprobar ciertos elementos. La IRS tiene toda la información al respecto en su Publicación 463.

Registros de los activos o bienes (assets)

Los activos son los bienes que usted posee y usa en su negocio, como maquinaria, muebles, computadoras, equipo, etc. Mantener estos registros es importante, porque le permiten calcular la depreciación anual de los bienes y cualquier ganancia o pérdida al venderlos. Los documentos para los activos deben mostrar la siguiente información:

• La compra de los bienes (cuándo y cómo se compraron)
• El precio de compra
• El costo de cualquier mejora
• La deducción conforme a la sección 179 del IRS
• Las deducciones tomadas por depreciación
• Las deducciones tomadas por pérdidas imprevistas, como incendios o tormentas
• Cómo se utilizó el activo
• Cuándo y cómo se deshizo del activo
• El precio de venta
• Gastos relacionados con la venta

Los siguientes documentos pueden mostrar esta información.

• Facturas de compras y ventas
• Estados de cierre de bienes raíces
• Cheques cancelados u otros documentos que identifiquen el beneficiario, la cantidad y la prueba de pago/transferencia de fondos electrónicos

¿Cuánto tiempo se deben mantener estos registros?

La respuesta rápida es: por lo menos tres años.

El IRS (Internal Revenue Service) tiene un periodo de tres años para hacerle una auditoría a usted y a su empresa. Sin embargo, en caso de que usted haya entregado una declaración de impuestos incorrecta, el IRS se permite hasta seis años para hacerle una auditoría. Si se determina que usted cometió fraude, el IRS tiene un tiempo ilimitado para auditarle. Algunos estados tienen periodos aún más largos que el IRS.

Registros de impuestos sobre el empleo (employment taxes)

Si su empresa tiene empleados y paga impuestos sobre el empleo, guarde todos los registros por lo menos cuatro años.

Considere los servicios de un profesional

No todas las empresas son iguales, ni tampoco sus dueños. Ser un experto en la producción de artículos de ropa o en la creación de pasteles, no confiere el conocimiento óptimo de contabilidad y finanzas. Si se siente abrumado por los aspectos financieros de su negocio, busque el consejo de los expertos para ayudarle a guiar a su pequeña empresa.