Es el Momento de Organizarse: Lleve la Contabilidad de Su Empresa

Mientras usted prepara su empresa para la época de impuestos, se preguntará cómo  organizar los registros financieros para declarar los impuestos fiscales correctamente. El 2 de febrero Myma Stacey, contadora pública, se unió al equipo de educación financiera de Accion para ofrecer un seminario en línea sobre estrategias ideales para llevar una buena contabilidad . En pocas palabras  y destacando la importancia de llevar una  buena contabilidad, éstos son los consejos sabios de Myrma.

¿Cuáles son los beneficios de llevar una buena contabilidad?

Si usted administra su empresa por sí solo, a medida que crece su empresa usted tendrá menos tiempo dellevar el registro continuo y exacto de sus finanzas. Pero esfuércese por no dejar la contabilidad de lado, recuerde que la buena contabilidad trae muchos beneficios:

• Los impuestos se realizarán y se enviarán correctamente, con posible ganancia de dinero.
• Ud. podrá hacer un análisis de precio y ver si vende al precio correcto.
• Se asegurará de que los costos estén de acuerdo al monto de ingreso.
• Conocerá el porcentaje de gasto por cada dólar en los sueldos, servicios públicos, etc.
• Identificará el monto de ingreso que necesitará tener en el negocio para obtener el salario personal deseado.
• Reconocerá si tiene suficiente ganancia para solventar deuda.

Una buena contabilidad le permitirá trabajar efectivamente y le permitirá usar esta información para tomar decisiones valiosas y llevar la empresa en la dirección que usted desee.

Cómo escoger el software correcto.

El reconocer la importancia de una buena contabilidad es el primer paso para organizar las finanzas de una empresa, pero cómo organizarlas es otra cuestión. Hay muchas opciones y a veces puede resultar difícil elegir. Pregúntese sin en su empresa:

• ¿Se fabrica un producto?
• ¿Se guarda un inventario?
• ¿Se cobra el impuesto a las ventas?
• ¿Se necesita saber el costo del trabajo?
• ¿Se necesita calcular el tiempo?
• ¿Se entregan presupuestos?
• ¿Hay algún software específico para esta clase de operación?

La elección del software correcto dependerá de las respuestas a las preguntas anteriores, del precio, y de su habilidad (o la del contador) para usar los programas. Los programas más costosos, pero buenos son: MAS 90, Macola, Great Plains y Platinum y luego los menos costosos que se ajustarán a sus necesidades: Quickbooks, Peachtree, MYOB. Después de comprar el software, asegúrese que usted o el contador y sus empleados comprendan el funcionamiento para poderusar la información en forma eficiente y precisa. El gasto que Ud. hace hoy podrá ahorrarle más tarde cientos o miles de dólares si se toma el tiempo y usa las herramientas para manejar las finanzas de la empresa.

• Quickbooks: versión 2010, precio $200 para un solo usuario
• Peachtree: versión 2010, precio $200 con opción de uso para varios usuarios.
• MYOB: versión 2010, precio $300

Consejo: Fíjese en las necesidades de su empresa, a lo mejor no necesita la última edición de software que hemos listado arriba. Considere las necesidades de su empresa y compare las características de las versiones anteriores, que por lo general son de menor costo. 

Estos programas parecen ser muy buenos, pero ¿tengo tiempo para la contabilidad?

Si es propietario de una pequeña empresa, seguramente Ud. preferirá dedicarse a conseguir mayor producción en su empresa, a hacer contactos nuevos y a promover su producto antes de manejar sus finanzas. Sin embargo, si Ud. no lleva la cuenta de sus finanzas, a lo mejor no tendrá  los recursos para hacer estas actividades que parecen más necesarias o placenteras. Si usted elije llevar la contabilidad de su empresa, acuérdese de ser organizado y de guardar todo. Esto significa guardar archivos y organizar carpetas de los documentos siguientes:

• estados de cuenta bancarios
• cheques cancelados
• recibos de compras en efectivo
• facturas pagadas por proveedores
• cada cheque recibido (con el recibo de depósito del banco)
• facturas emitidas
• papeles del gobierno

¿Qué tal si contrata a un contador?

Si no tiene tiempo y tiene suficientes ingresos para hacerlo, considere contratar un contador media jornada para manejar sus finanzas. Las responsabilidades de un contador incluyen procesar las transacciones diarias correctamente y producir estados de cuentas financieros como la hoja de balances y la hoja de ganancias y pérdidas, que deben ayudar al propietario de la empresa a entender la historia financiera de la empresa. El contador debe saber su ciclo contable, que incluye el ciclo de ingresos, el ciclo de  distribución de efectivo, entrar los cargos a crédito en las cuentas de gastos, y entender la diferencia entre ganancias fijas y gastos.

¡MANTÉNGASE  ORGANIZADO AHORA PARA AHORRAR DINERO Y DESARROLLAR SU EMPRESA EN EL FUTURO!