Estados financieros basicos con ejemplos para pequeños negocios
Los estados financieros dan información sobre la salud financiera de una compañía. Son como los rayos X de las finanzas de un negocio.
Los Estados Financieros (Financial Statements) son un conjunto de documentos que proporcionan información sobre la salud financiera de una compañía. Vistos en conjunto, son como un estudio de rayos X de las finanzas de un negocio.
Los propietarios de empresas, contadores púbicos, abogados, analistas financieros, inversionistas, prestamistas y agencias gubernamentales como el IRS (por sus siglas en inglés – Internal Revenue Service) examinan estos estados financieros para conocer el desempeño de una empresa en un periodo determinado de tiempo y para propósitos de impuestos, financiamiento o inversión.
Estados Financieros
Los tres reportes más esenciales son:
- Estado de balance general
- Estado de ingresos
- Estado de flujo de efectivo
Estado de balance general (balance sheet)
El estado balance general (conocido también como balance de situación, balance contable o estado de situación patrimonial), es un reporte que equivale a tomar una foto del valor financiero de una empresa, revelando a tres entidades: los activos, los pasivos y el patrimonio, que se disponen en una fórmula sencilla:
Activos = Pasivos + Patrimonio.
Se llama “balance” porque lo ideal es que los activos sean iguales a la suma de los pasivos y el patrimonio.
Expliquemos éstos tres elementos del balance general con más detalle:
Activos (assets)
Los activos son las cosas de valor que posee la empresa, por ejemplo: dinero en efectivo, cuentas y pagarés por cobrar, inventario, terreno y equipo. Se pueden clasificar como:
- Activos circulantes:Son los bienes, créditos o derechos que pueden convertirse en efectivo en menos de un año (el dinero que tiene en las cajas y bancos, las existencias, las deudas de los clientes, etc.).
- Activos fijos:Un activo fijo es un bien o propiedad de la empresa que no se puede convertir en efectivo a corto plazo, siendo esenciales para la operación del negocio, como maquinaria, computadoras, muebles y edificios.
- Activos diferidos:Son costos y gastos que se han pagado por anticipado, por ejemplo, seguros, renta o gastos publicitarios.
Pasivos (liabilities)
Los pasivos son las obligaciones o deudas que una empresa le debe a terceros. Normalmente los mayores pasivos de un negocio son con los proveedores de bienes y servicios, o el financiamiento de un acreedor.
Patrimonio neto de los dueños o accionistas. (owner’s equity)
El patrimonio del dueño es lo que el negocio le debe al dueño, asumiendo que se hayan pagado todas las deudas.
Aquí tenemos un sencillo ejemplo ficticio de cómo se “balancea” un estado de balance, donde el total de los activos es igual a la suma de los pasivos y el patrimonio (Activos = Pasivos + Patrimonio):
Ejemplo
FABRICANTES MONTES, INC.
ESTADO DE BALANCE GENERAL – 2019
ACTIVOS CIRCULANTES:
Efectivo $ 6,600
Cuentas por cobrar $ 6,200
ACTIVOS FIJOS:
Inventario $ 25,000
TOTAL DE ACTIVOS $ 37,800
PASIVOS:
Pagarés $ 5,000
Cuentas por pagar $ 25,000
SUBTOTAL $ 30,000
PATRIMONIO DE LOS DUEÑOS:
Acciones $ 7,000
Ganancias $ 800
SUBTOTAL $ 7,800
PASIVOS Y PATRIMONIO
TOTAL: $ 37,800
Con el estado de balance general, el dueño de una empresa puede:
- Darse cuenta de la salud financiera y las capacidades de su negocio.
- Determinar si es posible o no ampliar su negocio.
- Saber si podrá manejar fácilmente el ir y venir de ingresos y gastos.
- Concluir si debe fortalecer sus reservas de efectivo.
Estado de ingresos (income statement)
El estado de ingresos explica en detalle las ganancias y pérdidas de una empresa durante un periodo de tiempo, registrando toda la información relacionada a las ventas y gastos operativos. El dueño de un pequeño negocio usa el estado de ingresos para identificar las áreas del negocio que se encuentran por encima o por debajo de su presupuesto.
El estado de ingresos incluye:
- Ingresos operativos. Ingresos y gastos relacionados directamente con la operación del negocio, como la venta de productos, la nómina y la renta.
- Ingresos no operativos. Ingresos y gastos indirectos no relacionados con las actividades primordiales de la empresa, como la venta de un activo o los rendimientos por una inversión.
La exactitud del estado de ingresos ayuda a identificar gastos inesperados. Cualquier error en este informe puede reducir la rentabilidad e impedir la obtención de préstamos o inversiones.
He aquí un ejemplo muy sencillo de un estado de ingresos:
Ejemplo
MANUFACTURAS ACME, L.L.C.
ESTADO DE INGRESOS – 2019
Débito Crédito
Ingresos:
Ingresos brutos (incluyendo ingresos por intereses) 296,397
Gastos:
Publicidad 6,300
Tarifas bancarias y de tarjeta de crédito 144
Servicios de contabilidad 2,350
Subcontratistas 88,000
Entretenimiento 5,550
Seguro 750
Servicios legales y profesionales 1,575
Licencias 632
Impresión, correo y papelería 320
Renta 13,000
Materia prima y materiales 74,400
Teléfono, internet y sitio web 1,000
Electricidad, agua y gas 1,491
GASTOS TOTALES (195,512)
INGRESO NETO 100,885
Estado de flujo de efectivo (cash flow statement)
El estado de flujo de efectivo es el tercero de los estados financieros básicos que necesita una empresa. Con este informe, el dueño de un negocio puede identificar cómo se genera el dinero, cómo se aprovecha y a dónde va.
Como su nombre lo indica, el estado de flujo de efectivo contiene solo las transacciones en efectivo, en comparación con el estado de ingresos, que incluye ganancias y pérdidas que no son monetarias.
El estado de flujo de efectivo indica la liquidez y la solvencia general de un negocio, por eso es importante ser muy preciso y clasificar correctamente los flujos de efectivo.
Con un estado de flujo de efectivo, el propietario de una empresa puede:
- Decidir cómo mejor cubrir sus gastos futuros como lo nómina o la renta.
- Tomar mejores decisiones sobre las operaciones de la empresa.
- Visualizar en qué se ha gastado el efectivo disponible.
- Examinar los flujos de efectivo del pasado para poder pronosticarlos en el futuro.
- Determinar qué tan bien podrá la empresa cumplir con sus obligaciones a terceros y con los accionistas.
- Estar preparado para hacer inversiones a corto plazo cuando exista un excedente de efectivo disponible.
Ejemplo
A continuacion, le mostramos un ejemplo de un estado de flujo de efectivo:
EMPRESAS RAMIREZ, L.L.C.
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO – 2019
Flujos de efectivo de (utilizados en) actividades operativas
Recibos de efectivo de clientes 9,500
Efectivo pagado a proveedores y empleados (2,000)
Efectivo generado por operaciones (suma) 7,500
Intereses pagados (2,000)
Impuesto a la renta pagado (3,000)
Flujos de efectivo netos de las actividades operativas 2,500
Flujos de efectivo de (utilizados en) actividades de inversión
Producto de la venta de equipos 7,500
Ganancias recibidas 3,000
Flujos de efectivo netos de actividades de inversión 10,500
Flujos de efectivo de (utilizados en) actividades de financiamiento
Dividendos pagados (2,500)
Flujos de efectivo netos utilizados en actividades de financiamiento (2,500)
Incremento neto de efectivo y los equivalentes al efectivo 10,500
Efectivo y los equivalentes de efectivo al comienzo del año 1,000
Efectivo y los equivalentes de efectivo al fin de año $ 11,500
La Importancia de Estados Financieros
Como propietario de un pequeño negocio, usted tiene la responsabilidad de estar al tanto de muchos aspectos: la administración de sus empleados, la creación de estrategias de mercadotecnia, la calidad de sus productos o servicios, el diseño de su sitio web y, sobre todo, usted tiene la obligación de mantener la salud financiera de su empresa. Como dijimos en un principio, los estados financieros son como unos rayos X de las finanzas de su negocio.
Consulte con un contador público sobre el método y software que le conviene más para generar sus estados financieros. Pero, sobre todo, adóptelos, úselos, estúdielos, aprovéchelos. Son especialmente importantes durante los primeros años de vida de su empresa, pero lo mantendrán al tanto de su negocio toda la vida.