Guía sencilla para elaborar un presupuesto

“Un viaje de mil millas comienza con el primer paso.” – Lao-Tse

En la sencillez de esa frase reside mucha sabiduría, especialmente para quien esté creando una pequeña empresa, porque genera la motivación necesaria para emprender la larga aventura que es lanzar un negocio.

No somos filósofos, pero nos atrevemos a añadirle algo a la frase de Lao Tse:

“Un viaje de mil millas comienza con el primer paso, pero sería bueno que ese primer paso fuera en la dirección correcta.”

Existe un paso que usted, como dueño de un negocio, debe tomar desde un principio para ayudarle a encaminar a su empresa en la dirección correcta: elaborar su presupuesto. Crear el presupuesto de su negocio es indispensable para obtener un grado constante de crecimiento y poder lograr el éxito de su empresa.

Ser dueño de un pequeño negocio es una responsabilidad que cobra vida en la forma de incontables elementos interconectados: atraer clientes, aumentar ventas, acortar tiempos de producción, mejorar la calidad, reducir costos – tantas cosas que uno podría abrumarse y sentirse fuera de control.

Un presupuesto es una herramienta muy útil para que usted se sienta en control de su dinero. Todo plan para lograr sus metas financieras comienza con un presupuesto. Su presupuesto le ayudará a:

• Tomar decisiones financieras. Es como tener un mapa entes de salir a la carretera. Le ayuda a evaluar el estado actual de su empresa y lo que debe hacer para lograr sus metas financieras en el futuro.
• Identificar dónde recortar sus gastos o incrementar sus ingresos. Es la clave para poder incrementar sus ganancias. 
• Conseguir financiamiento para hacer crecer su negocio. Un prestamista o un inversionista requerirá que le presente un presupuesto detallado con sus ingresos y gastos.

Si usted posee un negocio, el saber elaborar un presupuesto le ayudará a entender cómo ingresa y sale el flujo de dinero. ¿Pero, cómo funciona? Es muy sencillo. Es más, el concepto de un presupuesto es tan simple como el ABC (o más bien A – B = C):

• Identifique todos sus ingresos
  Averigüe cuánto dinero está generando su empresa cada mes y de dónde proviene. Es posible que su negocio tenga solo una fuente de ingreso, o quizás tiene múltiples formas de ganar dinero. Por ejemplo, una tienda de ropa podría tener solo las ventas al público como fuente de ingreso, mientras que, una compañía de jardinería podría tener varias fuentes, como el diseño de exteriores, la instalación de sistemas de riego, los contratos de mantenimiento mensuales, la venta de plantas y fertilizantes, etc.
• Identifique todos sus gastos
  Sus gastos se pueden dividir en tres categorías: fijos, variables y únicos.
  • Gastos fijos. Sus gastos fijos son todas las cosas en las que usted gasta dinero predeciblemente de mes a mes. Esto puede incluir gastos como la renta, costos de nómina (si tiene empleados), y servicios públicos con cuotas constantes, como planes de Internet, alojamiento de sitios web y otros costos, como las suscripciones.
    • Si acaba de lanzar su negocio puede usar costos proyectados. Por ejemplo, si firmó un contrato de renta, use la cantidad de alquiler mensual que pagará en el futuro.
  • Gastos variables. Los gastos variables fluctúan cada mes según el desempeño y la actividad de su negocio. Pueden incluir, por ejemplo, los servicios públicos que cobran en base al uso (electricidad o gas), costos de envío de paquetes, comisiones por concepto de ventas o costos de transporte. Después de un tiempo, tendrá una idea de cómo fluctúan estos gastos con el desempeño de su negocio o durante ciertos meses del año, lo que puede ayudarle a hacer proyecciones financieras más precisas y presupuestar para el futuro.
  • Gastos únicos. Aunque estos gastos ocurren con menos frecuencia, usted puede calcular cuales serán esos gastos únicos y prever esas compras para que no afecten a su empresa con una carga innecesaria. Por ejemplo, si sabe que en un futuro va a tener que comprar maquinaria, vehículos o computadoras, es importante incluirlos en su presupuesto. Incluso puede planear tener ciertos gastos inesperados, como reparaciones o emergencias.
• Calcule su rentabilidad (profitability) restando sus gastos de su ingreso.
  Llegamos a A – B = C. En el presupuesto de su empresa, compare el total de A) sus ingresos contra el total B) de sus gastos (la suma de los gastos fijos, los gastos variables y los gastos únicos). Al flujo de efectivo que ingresa (ingresos) réstele el flujo de efectivo que sale (gastos) para determinar C) su rentabilidad global.

A continuación, le damos una ilustración de un presupuesto para un negocio imaginario (las cantidades solo son ejemplos):

INGRESOS:

Cuotas cobradas al cliente A:     $ 5,000

Cuotas cobradas al cliente B:     $ 4,500

Cuotas cobradas al cliente C:     $ 6,000

Venta de productos:      $ 1,500

Préstamos:       $ 1,000

Ahorro: $ 1,000

Ingresos por inversiones:           $ 500

INGRESOS TOTALES:             $ 19,500

GASTOS:

GASTOS FIJOS

Renta: $ 1,000

Suscripción para Internet:          $ 50

Suscripción para el sitio web:     $ 50

Costos de nómina para empleados:       $ 5,000

Seguro:            $ 50

Cuotas del gobierno y del banco            $ 25

Teléfono móvil: $ 50

Contador:         $ 100

Abogado:          $ 100

GASTOS FIJOS TOTALES:      $ 6,425

GASTOS VARIABLES

Comisiones de ventas: $ 2,000

Salario del contratista:   $ 500

Factura de electricidad: $ 125

Factura de gas:             $ 75

Factura de agua:           $ 125

Servicios de imprenta:   $ 300

Materias primas:           $ 200

Costos de publicidad digital:       $ 750

Viajes y eventos:           $ 0

Transporte:       $ 50

GASTOS VARIABLES TOTALES:        $ 4,125

GASTOS ÚNICOS

Mobiliario para la oficina:           $ 450

Suministros para la oficina:        $ 300

Reunión de negocios:    $ 1,000

Nuevo software administrativo: $ 500

Regalos para clientes:   $ 100

GASTOS ÚNICOS:       $ 2,350

GASTOS TOTALES:    $ 12,900

En este ejemplo, a los ingresos totales ($ 19,500) les restamos los gastos totales ($ 12,900) para obtener los ingresos netos totales ($ 6,600) – la rentabilidad.

Una vez que tenga una idea clara de sus ganancias mensuales, puede usar esa información para tomar las decisiones financieras correctas para que su pequeña empresa avance.

Por ejemplo, si se da cuenta de que está gastando más de lo que gana, puede reducir sus gastos y concentrarse en encontrar nuevos clientes. Pero si está ganando más de lo que gasta, podría invertir sus ganancias en su negocio (como invertir en nuevo software o equipo para su oficina).

Utilice su presupuesto para mantenerse encaminado a su meta

Ese primer paso de crear su presupuesto puede parecer una molestia. Pero si bien requiere un poco de tiempo y energía, vale la pena el esfuerzo adicional. Un presupuesto empresarial minucioso le brinda la información financiera que necesita para tomar las decisiones correctas para que su empresa crezca, se amplíe y prospere en el futuro.

Un paso más que le recomendamos tomar…

Elabore su estado financiero personal

Además de crear un presupuesto, considere crear un estado financiero personal, que es una herramienta valiosa para obtener un crédito comercial.

Su estado financiero personal describe toda la información sobre sus finanzas personales, incluyendo sus recursos (todo lo que usted posee, como dinero, automóviles e inversiones) y sus obligaciones (todas sus deudas). Reste sus obligaciones de sus recursos para calcular su valor neto, que es su valor financiero total. Para determinar su valor neto, use las hojas de cálculo de Accion, ubicadas en nuestro Centro de Descarga.

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